Přechod na nový CRM systém v 6 krocích

Při přechodu z jednoho systému na druhý byste měli mít především spolehlivý plán sestávající se z následujících 6 kroků.

1. Sestavte tým a ujasněte si svá očekávání

Hned v počátku jasně určete, kdo za přechod na nový CRM systém zodpovídá. K diskusi o změně přizvěte všechny relevantní aktéry, jako jsou šéfové jednotlivých oddělení apod. Zjistěte, jaké mají zkušenosti s dosavadním CRM a jaké nové funkce by uvítali. Každé oddělení může mít jiné potřeby, nic proto nezanedbejte. Nechcete přece, aby za další rok musela firma systém znovu měnit.

O chystaných změnách také informujte své zaměstnance. V ideálním případě rovněž zjistěte, jaké mají se systémem zkušenosti a jaké změny jsou podle nich zapotřebí. Pokud to není ve vašich silách, zástupci oddělení budou stačit. Přesto však zaměstnance udržujte v obraze a psychicky je připravte na zamýšlenou změnu.

2. Připravte časový plán přechodu

Přenos dat ze stávajícího systému na nový může být náročný proces. Zvláště, pokud jste předchozí systém používali dlouho a obsahuje velké množství dat, která je potřeba přenést. Měli byste mít jasnou představu o tom, kolik času vám migrace dat zabere a za jak dlouho budete tedy nový CRM schopni naplno využívat.

Před samotným přenosem je dobré provést analýzu a zjistit, která data jsou pro vás užitečná a bez kterých se naopak obejdete.

Po dokončení přenosu zkontrolujte, zda jsou v novém systému opravdu všechna a zda nejsou určitá data duplicitní. Nový CRM však může obsahovat i funkci odstranění takových duplicit.

3. Najděte vhodného kandidáta

Sepište si nejzásadnější potřeby kolegů (viz 1. krok) a následně hledejte takový CRM systém, který je splňuje. Když budete mít jasnou představu, co hledáte, bude se vám vybírat snáze. Vzpomeňte si, proč na nový systém přecházíte a všechny důvody reflektujte ve svém výběru. Až budete mít vytipováno několik favoritů, proveďte důkladnou rešerši. Zjistěte, jaké jsou na produkt reference, zda má systém opravdu vše, co potřebujete, jaký je poměr cena/kvalita, v čem je lepší než konkurenční produkty apod.

Tip: Podívejte se, jak je na tom proti konkurenci SugarCRM. Věděli jste, že umí více než 200 funkcí?

4. Vyzkoušejte si je

Stáhněte si zkušební verze vašich finálních kandidátů a vyzkoušejte, který vám v praxi nejlépe vyhovuje.

Měli byste si přitom položit několik otázek:

• Je nový CRM přizpůsobivý a agilní, aby se dal snadno přizpůsobit vašim potřebám?
• Splňuje vámi definované požadavky a umožní vám dosáhnout stanovených cílů?
• Je uživatelsky přívětivý? Zvyknou si na něj vaši zaměstnanci?
• Pohybuje se toto řešení v rámci vašeho stanoveného rozpočtu?
• Zaměřuje se na nejdůležitější faktory vašeho podnikání?

5. Implementujte

Pokud jste se již rozhodli a vybrali vhodný systém, je na řadě jeho implementace. Nový systém je třeba nastavit, aby vyhovoval vašim stanoveným požadavkům. Můžete ho rovněž integrovat s jinými firemními systémy. Pokud se na implementaci či propojení necítíte, kontaktujte nás a my za vás vše zařídíme.

S migrací dat vám rovněž pomůžou poskytovatelé nového CRM, tedy případně my v Algotechu. Pokud máte vlastní IT oddělení, které bude data migrovat, dejte si pozor, aby při přenosu nedošlo k chybám. Především pak věnujte pozornost odlišnostem v jednotlivých systémech. Během migrace dat by již nikdo ze zaměstnanců neměl používat starý CRM systém, abyste se vyhnuli omylům.

6. Uveďte systém do provozu

Po implementaci nejprve otestujte, zda je vše funkční a zda jsou správně přenesena všechna data. Pokud odhalíte jakékoliv nedostatky ve fungování systému či přenosu dat, řešte je v této fázi, ještě před kompletním zapojením firmy do nového systému.

Pokud jste si jisti, že vše je v pořádku, můžete spustit ostrý provoz. Důkladně proškolte své zaměstnance a ujistěte se, že novému systému rozumí. Pro ty, kteří se hůře přizpůsobují změnám, můžete školení nahrát online, aby si je mohli kdykoliv v případě potřeby znovu pustit.

Přejděte na SugarCRM

V Algotechu implementujeme systém SugarCRM. Jedná se o nejflexibilnější systém na trhu ověnčený mnoha oceněními. Přečtěte si, v čem všem se vám SugarCRM přizpůsobí a v případě zájmu si s námi neváhejte sjednat bezplatnou konzultaci.