Máte správně nastavené obchodní procesy?
Řídit firmu je pořádný zápřah. I když delegujete úkoly a máte pod sebou manažery zodpovídající za různé firemní segmenty, může vám řízení snadno přerůst přes hlavu. Ujistěte se proto, že máte správně nastavené firemní procesy a snažte se je automatizovat. Ušetříte tak sobě i svým podřízeným spoustu času, který můžete věnovat smysluplnějším činnostem. Vše poběží, jak má a nic se nepřehlédne.
Na začátek je dobré rozlišit mezi dvěma pojmy, které by se vám mohly plést. Jsou to firemní projekty a firemní procesy.
Firemní projekty – jsou jednorázové; jakmile dosáhnete cílů, které projekt stanovil, projekt končí. Často se skládají z různých úkolů a podúkolů, které plní konkrétní pracovníci či týmy. Může se jednat o firemní zakázku nebo i o projekt rozvíjející firmu zevnitř.
Firemní procesy – jsou kontinuální; běží ve firmě neustále. Obvykle se skládají z úkolů, které na sebe nějakým způsobem navazují a pomáhají tak k celkovému řízení firmy. Vzhledem k tomu, že jsou rutinní, je výhodné je automatizovat. Když tak učiníte, ušetříte tím svým pracovníkům spoustu času, který mohou věnovat nějaké smysluplnější činnosti. Také máte jistotu, že se na nic nezapomene a že vše bude mít řád a smysl.
Jak úspěšně nastavit obchodní procesy
Samotná automatizace je ale až pokročilejší fází. Nejprve se ujistěte, že máte obchodní procesy smysluplně navržené. Nemá smysl automatizovat něco, co nefunguje nebo obsahuje přebytečné kroky. Postupujte takto:
- Přesvědčte se, že na sebe jednotlivé kroky logicky navazují.
- Zjistěte, zda nejsou nějaké kroky přebytečné, duplicitní nebo zda není vhodnější je sloučit s jiným kokem. Nedělejte to však za každou cenu – pokud jsou podle vás všechny části procesu důležité, nerušte je.
- Zkonzultujte procesy s manažery jednotlivých oddělení. Mají totiž obvykle největší přehled o dílčích činnostech a krocích, které jejich oddělení provádí. Jejich názor tak může mít velkou cenu.
- Ujistěte zaměstnance, že zavedení jasně stanovených (a automatizovaných) obchodních procesů má smysl, protože ušetří práci především jim.
Všechny tyto body i celé plánování procesů stavte především na vaší firemní strategii. Té se držte. Pokud firemní strategii nemáte, vypracujte si ji. Někdy se může zdát jako zbytečnost, ale věřte, že jakmile jste nuceni všechny firemní cíle jasně formulovat a vidíte je černé na bílém, snáze se vám definují i kroky, jak jich dosáhnout. Z těch pak už snadno sestavíte jednotlivé firemní procesy.
Tip: Přečtěte si 7 tipů na úspěšné řízení vztahů se zákazníky.
Jak automatizovat firemní procesy
S automatizací firemních procesů vám pomohou ERP a CRM systémy. ERP neboli plánování podnikových zdrojů je komplexním softwarem, který pomáhá společnostem a jejich ředitelům zefektivnit firemní procesy v oblastech jako logistika, prodej, skladování, finance a účetnictví nebo třeba HR.
CRM neboli řízení vztahu se zákazníky je systém určený ke sběru klientských dat. Tato data dále využívá pro plánování dalších aktivit ve vztahu se zákazníkem. Skvěle se hodí pro obchod, marketing, péči o stávající zákazníky a získávání nových zákazníků. Díky CRM můžete vytvářet přehledy, výhledy, reporty a posílat nabídky, smlouvy i faktury rovnou zákazníkům.
Jednoduše řečeno, ERP systémy řídí především vnitřní záležitosti firmy, zatímco CRM se zaměřují na komunikaci a jiné úkony směřující z firmy ven – tedy směrem k zákazníkům. Dnes však obsahují funkce užitečné i pro interní záležitosti a pro menší firmy jsou vhodnější.
Tip: Podívejte se, na 5 CRM nástrojů, které vám dokáží zjednodušit výrobu.
Jak s firemními procesy pomůže CRM
CRM vám umožní standardizovat pracovní procesy spojené s prodejem, marketingem a zákaznickou podporou. Tím ušetříte čas i náklady. Potřebné workflow udržíte díky jasně definovaným činnostem, které vám CRM pomáhá řešit.
Usnadní vám například vyřizování korespondence, komunikaci se zákazníky a marketing. Díky CRM budete vědět, s kým se vyplatí komunikovat telefonicky, e-mailem, nebo prostřednictvím sociálních sítí. Také budete vědět, na co kteří zákazníci slyší. Komunikaci pak můžete snáze zacílit na jednotlivé skupiny. Ty si navíc můžete v CRM přednastavit a pak jen všem klientům z dané skupiny nebo segmentu hromadně odešlete e-maily, podle toho, co preferují.
S čím dalším vám CRM pomůže, se dočtete v našem článku.
V Algotechu vám s firemními procesy rádi pomůžeme. Implementujeme ERP i CRM systémy. Používáme a klientům doporučujeme SugarCRM, který je nejflexibilnějším CRM systémem na trhu. Při implementaci ho tak přesně přizpůsobíme potřebám vaší firmy. Budeme se držet vaší strategie a umožníme snadný průběh všech firemních procesů. Sjednejte si s námi konzultaci zdarma!
